文书档案管理课程教学大纲
一、文书档案管理课程是四川广播电视大学专科的一门选修课程。
本课程的主要任务是：传授文书学的基本理论、基础知识和基本技能。通过本课的教学，达到培养能够较为熟练地从事文书管理工作的应用型文书工作者的目的。
二、本课程由10章组成，其内部结构可分三大部分。
第一部分，文书学的基本理论和基础知识。它包括文书、公务文书和文书学；文书工作的性质、任务和特点；文书工作的组织和原则；文书工作者的素养。
第二部分，文书工作。包括文书的收文、发文处理程序；文书的管理和利用；专用文书的处理；文书的立卷工作。
第三部分，文书工作的科学化、制度化、标准化和自动化。
本课程的主要特点是：具有很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性。是进行政治思想教育。培养严谨的科学态度和熟练地处理文书工作技能的实用型课程。
三、本课程的教学，应遵循理论和实际相结合；传授知识和培养技能相结合、课堂教学和课外实习相结合的原则进行。
本课程的教学办法是：以自学文字教材为基础，以收看录像教材为主要手段，并辅之以必要的面授辅导，尤其应注重文书实践活动（应安排3周时间—一不少于4小时，带领学生到党政机关文书部门实习），努力做到把自学、授课、实践有机结合起来，使学生学到活知识、真本领。
文书学与秘书学、应用写作、行政管理学等学科有紧密联系，在教材编写时，要进行科学分工，避免重复。
根据文书学课程的性质和特点，本课的教学媒体采用文字教材和录像教材两种。
㈠文字教材
文字教材采用主、辅教材分立型。
1．主教材约35万字。包含本课程教学大纲规定的全部教学内容。按照学科体系编写，力争做到：科学严谨、实用性强、循序渐进、通俗易懂、适于自学、体现远距离教学的特点。同时，也适用于其他成人大专教育和文秘专业人员在职进修的需要。
2．辅助教材约10万字。其主要内容是：主教材的内容提要，重点、难点和疑点辅导，复习、练习题及其重点题解，本课程的教学进度和要求，实习指导书。
㈡录像教材
录像教材采用重点讲授型中的BC混合型，以B型为主8即根据文书学的体系，讲解重点、难点、疑点和指导思路、方法；演示文书处理的各种程序、立卷方法；文书工作自动化的各种工具及其使用；穿插文书工作外景分镜头等。
录像教材的制作，力争做到：形像生动、重点突出、编辑精良、有较强的直观性，符合学生的接受心理。
录像教材的学时为：45 X1/2=23学时
录像教材的本数为：2本（每学时）X 23=46本
四、学时分配：
第一章5学时；第二章2学时；第三章2学时；第四章2学时；第五章5学时；第六章5学时；第七章5学时；第八章4学时；第九章6学时；第十章5学时；实习4学时。
教 学 内
容
第一章 文书和文书学
教学目的和要求：
本章讲述文书和文书学的基础知识，便学生对文书学有个总体了解。为以后各章的学习奠定基础。
本章的教学重点是：文书和文书学的概念、文书的作用和种 类。公务文书的行文制度、种类、体式、稿本，应让学生深刻理 解并切实掌握。一般掌握公务文书的形成过程，文书学发展概况 和研究文书学的意义。
第一节 文 书
一、文书的概念
文书是党政机关、人民团体、企事业单位和个人、家庭、家族在公务和私人活动中形成和使用的书面文字材料的总称。它是记录和传递信息的载体，又是管理国家政务和私人事务的重要工具。
二、文书的作用
文书，特别是公务文书，具有指挥指导作用、法规作用、联系作用、教育作用、凭证作用。
三、文书的种类
文书分公务文书和私人文书两大类。
公务文书简称公文，亦泛称文件。它是党政机关、人民团体和企事业单位在处理公务中形成和使用的文字材料；是发布与传达政策、法令、指示、商洽和报告工作，交流情况和经验的工具。
当前国家行政机关主要公文有10类15种。私人文书是指个人或家庭、家族在非公务活动中形成和使用的文字材料。如书信、日记、自传、遗嘱、家谱、契约和著作手稿等。
第二节 公务文书
一、公务文书的形成过程
㈠酝酿阶段，包括定向、选体、调查、研究等；
㈡起草阶段，包括拟定提纲、起草、修改等；
㈢审批阶段，包括核稿、审定、签发等；
㈣印制阶段，包括打宇、排版、印制等。
二、公务文书的行文制度
行文制度是指文件往来必须遵守的规程和准则。它包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则。
㈠明确行文关系
行文关系就是机关之间文件往来所构成的关系。大体有同一系统之间的行文关系和非同一系统之间的行文关系。在行文时，应尊重组织关系，按照机关职权和服从工作需要行文。
㈡注意行文方向
下行文、上行文、平行文的概念和作用。
㈢区别行文方式
逐级行文、多级行文、越级行文和直达行文的概念和使用。
㈣恪守行文规则
行文规则有：精简文件的原则；一般不越级行文的规则；必须注意隶属关系的原则；党的领导机关根据工作需要可以向同级和下级政府部门行文的原则；党委的职能部门在自己的职权范围内可以向下级机关对口的业务部门行文，但不能向下级党委发布指示性文件的原则；各平行机关和不相隶属机关之间用函相互行文的原则；分清主次、抄送的规则；必要时联合行文的规则；报刊上公开发表的文件有效的规则等。
三、公务文书的格式
㈠公务文书的组成部分
公务文书的组成，包括版头、发文字号、印制顺序号、秘密等级、紧急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、阅读（传达）范围、主题词、抄报和抄送单位、印制版记等。
㈡公务文书的格式
讲述公务文书各组成部分的具体要求和书写位置等。
四、公务文书的种类
㈠主要公文
中共中央办公厅在厅字[1989]27号文件中分为13种。即：公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示 报告、批复、会议纪要和函。
国务院办公厅厅在国办发[1987]9号文件中，分为10类15种。即：一、命令（令）、指令；二、决定、决议；三、指示；四、布告、公告、通告；五、通知；六、通报；七、报告请示；八、批复；
九、函；十、会议纪要。
㈡事务文书
一般把主要公文之外的，在党、政、军、企业机关中经常使用的公文，称为事务公文。如计划、总结、调查报告、简报等。
㈢专用文书
各个专业部门使用的公文，称为专用文书。包活经济文书、司法文书、涉外文书、科技文书、教育文书等。
重点介绍经济文书，包括市场调查报告、产销分析报告。经济决策报告、经济活动分析报告、招标投标文件、审计报告、经济合同、商品广告等。
五、公务文书的稿本
草稿与定稿；正本与副本；发出本与存档本；试行本、暂行本与正式本；各种不同文字稿本。
第三节 文书学
一、文书学的概念
文书学是研究文书和文书工作的学科。包括研究文书和文书工作的理论与实践、产生、演变和发展规律等。
从文书工作本身的性质、任务和作用上看，文书学是属于行政管理领域的一门独工的学科。它与秘书学并列，并有部分交叉关系。
文书学是一门既古老又年轻的学科。近十年来，我国文书学这门学科发展很，目前至少已发展派生出三个科目，即文书学说史、文书写作学、文书处理学。
二、文书学发展概况
概述找国古代社会、近代社会和当代社会文书。文书工作发展的主要情况。
三、研究文书学的意义
有利于了解我国文书学发展的历史和现状，掌握文书工作的规律；有利于培养文书工作者和提高现任文书工作人员的素质，提高文书工作效率；有利于加强找国文书工作的科学制度化、标准化和自动化建设，使文书工作更好地为社会主义观代化建设服务。
第二章 文书工作的性质、任务、作用和原则
教学目的和要求：
本章讲述文书学的基础理论。通过本章教学，使学生深刻理解和全面掌握文书工作的性质、任务、作用和原则。本章的四节都是教学重点。
第一节 文书工作的性质
一、政治性
二、机要性
三、实用性
四、时限性
五、规范性
六、工具性
第二节
文书工作的任务
一、文书工作的总任务
二、文书工作的具体任务
三、文书工作任务的特点
第三节 文书工作的作用
一、信息作用
二、纽带作用
三、服务作用
四、助手作用
第四节 文书工作的原则
一、准确。
二、及时
三、安全
四、简便
第三章 文书工作的组织
教学目的和要求：
通过本章教学，使学生了解我国文书工作的组织形式、领导体制、岗位责任制。
第一节 文书工作的组织
一、文书工作的组织形式
文书工作组织形式的概念；当前我国机关文书工作的组织形式有集中形式和分散形式两种类型；选择组织形式的原则；两种组织形式的利弊和适用单位。
第二节 文书工作的机构设置和领导关系
一、文书工作机构设置的条件
二、我国文书工作机构的现状
三、文书机构的领导关系
当前我国文书机构的领导关系是：一个机关的文书作，由本机关的办公部门，如秘书长长或办公厅（室）主任直接负责，办公部门归本机关领导班子或班子成员中分管负责人领导；上下级文书部门之间没有垂直领导体系，但上级机关的办公部门对下级机关的文书工作，可以进行业务指寻。
第三节 文书工作责任制度
一、文书工作岗位责任制
二、文书工作目标管理制度
第四章 文书工作者的素养
教学目的和要求：
本章讲述文书工作者应具备的基本素养和对他们的要求。通过本章教学，使文书工作者自觉地按照规定目标严格要求自己，做一个合格的文书工作人员。本章的三节都是教学重点，要求学生深刻理解并努力做到。
第一节 政治思想素养
一、较高的政治觉悟
二、较高的政策水平
三、较强的法制观念
第二节 职业道德素养
一、热爱本职、忠于职守
二、埋头苦干、严谨精细
三、遵守纪律、严守秘密
第三节 业务工作素养
一、必备的专业知识
二、熟练的业务技能
第五章 收文处理程序
教学目的和要求：
本章是文书工作的重点内容之一。通过本章教学，使学生熟练地掌握收文处理的总程序以及该程序的各个环节，努力提高收文处理的实际能力。本章的两节都是教学重点。
第一节 收文处理程序㈠
一、收文处理总程序
二、签收
三、拆封
四、登记
五、翻印
六、分发（办）
七、传阅
第二节 收文处理程序㈡
一、阅文
二、拟办
三、批办
四、承办
五、催办
六、办复
七、 注办
八、 暂存
第六章
发文处理程序
教学目的和和求：
本章也是文书工作的重点内容之一。通过本章教学，使学生熟练地掌握发文处理的总程序以及该程序中的各个环节，努力提高发文处理的实际能力。本章的两节都是教学重点。
第一节 发文处理程序㈠
一、发文处理总程序
二、 拟稿
三、拟定主题词
四、会签
五、核稿
六、呈批
七、签发
八、注发
第二节 发文处理程序㈡
一、编发文字号
二、登记
三、打字（排版）
四、校对
五、缮印
六、用印
七、封发
八、传递
第七章 文书的管理和利用
教学目的和要求：
文书的管理和利用也属于文书工作范畴。通过本章教学，使学生掌握文书管理方面的知识，提高文书管理能力。本章的三节，都是教学重点。
第一节 文书的管理。
一、文书管理的概念和种类
广义的文书管理，包括从文件的形成、运转，到文件的保管、利用、乃至文件的清退、归档、销毁等各方面、各环节的管理工作。狭义的文书管理，主要指文件的保管、利用和清退方面的管理工作。
文书的管理分类，按照不同的分类标准，可有不同分法。按照管理的内容划分，有文书的保存、翻印、运转、借阅、利用、清退、暂存等若干种。按照管理的形式划分，有文书的集中管理和分散管理两种。
二、文书管理的作用和意义
文书管理的作用：可以防止丢失和泄密，可以提高文件的阅读率、使用率；可以为归档工作奠定基础。
加强文书管理工作的意义：有利于促进义书工作的和科学化和制度化和标准建设，有利于使文书工作更好地为社会主义现代化建设事业服务。
三、文书管理的原则和制度
文书管理的原则是：分类管理；安全保密；便于阅读和使用；管而不死、活而不乱。
文书管理的制度较多，但主要的有以下几种：收发文登记制度；传阅借阅制度；核稿签发制度；阅文室制度；安全保密制度；清退、销毁、归档制度；文书人员岗位责任制等。
四、文书管理的具体方法
平时管理的文件夹和文件盒方法；阅文室的建立和管理。
第二节 文书的清退和销毁
一、文书的清退
清退的概念、范围、时间、办法。
二、文书的销毁
销毁的概念、范围、时间、具体要求。
第三节 文书的利用
一、文书利用的概念和种类
所谓文书的利用，即包括对文件的传阅、传达、学习在内的贯彻落实文件的精神，并根据实际情况制订具体实施意见、措施等一系列的行为过程。通过文书的利用，把精神力量转化为物质力量。
文书利用的种类：学习文件精神，统一思想；根根文件精神制订新的文件；贯彻文件精神，指导实际工作。
二、文书利用的原则和方法
支书利用的原则：利于保密和便于工作相结合；高度的原则性和机动灵活性相结合。
文书利用的方法：文件的传阅和传达；文件的承办和拟制；文件的查阅和借阅；文件的复印和汇编。
三、文书利用的意义和要求
撰写、审批、管理文件的目的在于正确、充分地利用文件。有充分利用文件所规定的方针、政策、意见、措施，用以指导实际工作，将党和政府的方针、政策变成群众的自觉行动，从而推动各项工作的开展，才能发挥文件的巨大威力。这就是文书利用的价值和意义。要想利用好文件，就要吃透文件精神，结合工作实际和提供方便条件等。
第八章 专用文书的管理
教学目的和要求：
本章讲述信访、人事、会计文书和介绍信的管理工作，通过本章教学，使学生充分认认识几种专用文书管理的重要性，掌握它们的一般处理程序。重点掌握信访文书的管理，一般掌握介绍信的管理工作，一般了解人事、会计文书。
第一节 信访文书管理
一、信访文书的概念、意义
信访文书，即接待处理人民群众来信、来访过程中所形成的文书。
处理好信访文书具有特殊意义：信访是社会时代的“晴雨表”，通过信访文书可以窥视社会、时代的新动向；信访是机关联系群众的“桥梁”，通过信访文书可以加强政府和人民群众的联系；信访是“送上门来的工作”，通过信访文书可以有针对性地做好政治思想工作。
二、信访文书的种类、特点
因分类标准不同，有不同分法：按照信访内容划分，有反映社会问题的，询问方针政策的，要求解决实际问题和困难，揭发坏人坏事、腐败现象的，提出批评、建议的等信访文书；按照信访形式划分，有书面形式（信）的和口头形式（访）的两种；按照来往关系划分，有群众来信来访方面的信访文书和处理群众来信来访方面的信访文书。
信访文书的特点：来信来访的广泛性和不可预测性，要求处理问题的迫切性。
三、信访文书处理的原则
处理信访文书的原则是：调查研究、实事求是；就地解决问题；分级负责、归口办理；件件有着落、事事结果。
四、信访文书处理的制度
登记制度、呈阅制度、交办制度、转办制度、催办制度；回告制度、审查结果制度和复信制度。
五、信访文书处理的程序
拆封、阅信、登记、呈批、发函转办、复信等。
六、信访案件的处理
信访案件的概念、范围和处理的方式、方法。
第二节 人事文书管理
一、人事文书的概念和作用
人事文书是指各级机关在组织和劳动人事管理理工作中形成的、反映个人社会经历和历史面貌的、对考察和了解个人具有凭证、依据和参考作用的材料。
管理好人事文书，对于考察、了解、培养、提拔、使用干部以及加强干部队伍的建设，具有重要意义。
二、人事文书的种类
人事文书分为正本材料和副本材料。正本材料包括十类：干部履历材料，自传材料，鉴定材料，考核材料，审查材料，党团员志愿书，奖励材料，处分材料，任免、调资、离退休材料，其他可供组织参考的材料；副本材料包括：近期干部履历表，各阶段主要鉴定材料，政治历史问题材料，奖励材料；晋升职称、工资级别登记材料等。
三、人事文书的特点
对于部个人命题具有一定的凭证作用，内容客观真实，材料完整实用。
四、人事文书整理的方法、步骤
鉴别认真；分类准确；编排有序；目录清楚；装订整齐。
第三节 会计文书管理
一、会计文书的概念和作用
会计文书是各机关在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等专业材料的总称。
会计文书的意义：对记录和反映经济业务具有史料和凭证作用；对制订会计方针、政策、意见等具有依据作用；对于会计建设乃至会计队伍的建设具有重要作用。
二、会计文书的分类和特点
会计文书分为：会计凭证、会计账簿和会计报表三类。
会计文书的特点：文书形式上的连续性；构成上的关联性。
三、会计文书的管理要求
对各种记账凭证，要按月顺序整理编号，定期装订成册；对 会计账簿，要按账簿种类和归档要求加上封面，分类编号；对会 计报表，要按月报、季报、年报分别整理，注意报表之间的互相 补充和内部联系；会计文书要按确定的保管期限分类，送财务档案部门保管。
第四节 信印证件管理
一、介绍信管理
介绍信的作用和种类，介绍信的格式，介绍信的使用和保管。
二、印章管理
印章的作用、规格、制发。管理和作用。
三、证件管理
证件的种类和作用
第九章 文书的立卷工作
教学目的和要求：
通过本章教学，使学生比较熟练地掌握立卷的范围、原则、要 求和方法，能够独立立卷。要求学生重点理解并掌握立卷的范围、原则、要求和方法，一般掌握立卷的概念、意义，大体了解立卷的准备。
第一节 文书立卷的概念和意义
一、文书立卷的概念
二、立卷制度的提出和确定
三、文书立卷的意义
四、文书部门立卷的意义
第二节 文书立卷的原则和要求
一、文书立卷的原则
以反映本机关工作的文件为主立卷；根据文件自身的特征（问题、时间、名称、作者、地区、通讯者）立卷；保证文件材料的齐全完整立卷；保持文件之间的历史联系立卷；照顾文件保存价值立卷，便于文件的保管、查找和利用立卷。
二、文书立卷的要求
要在文书立卷的范围内立卷，要在划分的类别立卷，灵活利用“六个特征”立卷。
第三节 文书立卷的准备和方法步骤
一、文书立卷的准备
做好平时的归卷工作；做好年终的立卷工作。
二、文书立卷的方法步骤
编制立卷类目；搜集整理文件；组合案卷；拟定案卷标题；编号定卷；编目填表；装订案卷。
三、文书归档的方法步骤
编制案卷移交目录；办理案卷移交；不立卷归档文件的销毁。
第十章 文书工作的规范化、制度化、科学化和自动化
教学目的和要求：
通过本章教学，使学生对文书工作的“四化”有个大体了解，重点掌握第一节，一般掌握第二、三节。
第一节 文书工作‘四化”的含义、内容和要求
一、文书工作“四化”的含义、内容和要求。
二、文书工作“四化”之间的关系。
第二节 实现文书工作“四化” 的迫切性和重要性
一、实现文书工作“四化” 的迫切性
就国内看，实现文书工作“四化”是亟待解决的当务之急；就国际看，实现文书工作自动化是历史发展的必然趋势。
二、实现文书工作“四化” 的重要性
有利于提高文书工作的效率；有利于促进各项事业的发展；有利于文书学科的自身建设；有利于造就一支现代化的义书工作队伍。
第三节 文书工作自动化的主要工具简介
一、文书的自动化编辑和印制
二、文书的自动化存贮和检索
三、文书的自动化复制和传输